Ötletelések, bejelentések, beszámolók és beszámoltatások, konzultációk, egyeztetések, kickoffok és kickoutok, ilyen, olyan és legfőképp amolyan meetingek. A meeting kultúra berkeiben nem árt, ha tudjuk, mikor melyikről van szó. Melyikre van szükség? Mikor, kivel, hogyan? „Pusztán” azért, hogy a jöttünk-láttuk-megbeszéltük helyett valóban gazdagabban álljunk fel az asztaltól, mint ahogy leültünk. Ehhez szabályokra van szükség. Előtte, közben, utána.
Mit kell tennünk előtte?
Melyik egyeztetést kell megtervezni? A jó meeting kultúrában mindegyiket! Bármi is legyen a cél: információátadás, tárgyalás, brainstorming, munkaértekezlet, csapatépítés, projektértékelés. Először is; határozzuk meg a találkozó elsődleges célját! Döntéshozatal, ötletvihar, a kollégák elkötelezettségének, munkájuk összehangolásának biztosítása, esetleg valami más. Ennek megfelelően küldjünk ki meghívókat a napirenddel és azzal, hogy ki mivel készüljön!
Alkossunk inspiráló napirendi pontokat a találkozóra invitáló anyagban! Az „X-projekt” helyett írjuk azt; „Mit tudunk mi hozzáadni az X-projekthez?” Így a kollégák már előre gondolkodhatnak a lehetséges megoldásokon. Csak azokat hívjuk meg, akiknek konkrét, direkt szerepük van a megadott témában. Minimalizáljuk annak az esélyét, hogy szétessen az esemény! Tudatosítsuk, hogy előrelépésre van szükség, méghozzá az adott témában, nem valami attól független kérdésben!
A fókusztól való eltérés remek táptalaja, ha mindenki ott van, aki csak az ügy kapcsán épp eszünkbe jutott…
Mire figyeljünk közben?
A találkozó elején emlékeztessünk mindenkit annak céljára, és hangsúlyozzuk, minden körülmények között az előre eltervezett mederben kívánjuk tartani a megbeszélést. Ennek szellemében a nem szorosan a témához tartozó megjegyzéseket feljegyezzük, és a részvevők mindvégig az adott cél elérésére koncentrálhatnak. Indukáljunk pozitív tárgyalási környezetet, a helyett, hogy a negatív kommentek dominálják a megszólalásokat! Az irányt pedig ne a szélrózsa ihlesse (azaz mindenfelé), hanem a konkrét cél.
Jó, ha vannak leosztott szerepek (és ezeket bátran rotáltassuk), tudjuk ki az időfelelős, a jegyzőkönyvvezető (szigorúan csak a döntésekre koncentrálva: ki, mit, mikorra vállalt), a moderátor, vagy éppen a témák felelősei. Az is jó, ha nem engedjük, hogy néhány ember dominálja a megbeszélést. Biztosítsunk mindenkinek megszólalási lehetőséget, ez alapja a manapság sokat emlegetett pszichológiai biztonságnak.
Pontosan kezdjünk, és fejezzük be lehetőleg 5 perccel a kitűzött vég előtt, mindenki hálás lesz és mi érzékeltetjük, hogy higgadt mederben tartjuk az eseményeket. Legyen izgalmas és változatos a megbeszélés, merjünk kis fejtörőket vagy gamifikációt bevetni, hogy fenntartsuk a figyelmet és segítsük az emlékezést és elköteleződést.
Mi történjen utána?
A történet itt még nem ért véget. Hogy az egész megbeszélés ne a levegőben lógjon, utókövetésre van szükség. Ennek szabályai, eljárásmódjai ugyancsak a megbeszélés tartalmától, jellegétől függnek. Ne felejtsük: szervezők és résztvevők is felelősek vagyunk, hogy az értekezletet mindenki hasznosnak élje meg és inspirálónak!