Az információ átadása még nem hatás
Az üzleti prezentációk egyik gyakori csapdája, hogy az előadó saját feladatát az információ átadásában látja. Elmondani, mit csináltunk, megmutatni az eredményeket, ismertetni a tervet, bemutatni az adatokat. Úgy érzi a tények makacs dolgok, és így elég erővel rendelkeznek ahhoz, hogy a rendszert megmozdítsák a cél felé. Hogy a vezetők meghozzák a megfelelő döntést. A kollégák lelkesen beletegyék a saját tudásukat, energiájukat, munkájukat. Hogy a vállalat biztosítsa a szükséges erőforrásokat, ami a sikerhez nélkülözhetetlen.
Csakhogy az információ átadása és a hatásgyakorlás nem ugyanaz.
Egy szakmailag pontos és jól felépített prezentáció után a hallgatóság tudhat többet, mint előtte – de ettől még nem feltétlenül érzi eléggé a téma fontosságát. Talán egyetért, talán nem, de nem biztos, hogy cselekedni is fog.
Éppen ezért érdemes inkább folyamatként gondolni a prezentációra:
Információ → Megértés → Hatás → Döntés → Cselekvés
Ha valahol megszakad a lánc, a prezentációnk lehet szakmailag hibátlan, mégsem éri el a valódi célját.
Ne azzal kezdd, hogy mit akarsz elmondani!
Képzeljünk el egy projektvezetőt, aki húsz percet kap a felsővezetéstől. Fél éve dolgozik a projekten, rengeteg információja van, és természetesen mindegyiket fontosnak érzi.
Mit tesz?
Megpróbál minél többet belepréselni húsz percbe.
Pedig a valós kérdés nem az, hogy „Mit kell még elmondanom?”, hanem, hogy „Mit szeretnék elérni?”. Ez apró különbségnek tűnik, de gyökeresen más megközelítést ad a prezentációnak.
A hallgatóságomnak azt kell megértenie, ami a döntéshez szükséges: mi a probléma, miért fontos most foglalkozni vele, milyen lehetőségeink vannak, mit javaslok, és mit nyerünk vagy kockáztatunk? És a legfontosabb: kinek mit kell tennie és mikor?
A prezentáció így már nem beszámoló, hanem valódi döntés-támogatás. Konkrét ösztönzés cselekvésre…
Három kérdés, ami segít rendet tenni
Mielőtt tehát hozzáfognál PowerPoint diákat, grafikonokat, adattáblákat gyártani, szemet gyönyörködtető vizuális karnevált komponálni képekkel, videókkal, művészi betűtípusokkal és színekkel…– igen, még előtte –, érdemes válaszolnod három egyszerű kérdésre:
1. Mit kell megérteniük?
Ha a hallgatóság csak egyetlen gondolatot visz magával, mi legyen az?
2. Mit gondoljanak és érezzenek az elmondottakkal kapcsolatban?
Legyen nekik fontos? Sürgős? A legjobb lehetőség? A halasztást nem tűrő, megoldandó probléma? Örüljenek? Tartsanak a tétlenségtől? Érezzék a felelősségüket?... leginkább: legyenek nagyon kíváncsiak!
3. Mit tegyenek a prezentáció után?
Mire akarod őket ösztönözni konkrétan? Mi lehet a következő lépés? Kinek mi a dolga? Milyen határidővel?
Ha ezekre nincs egyértelmű, világos válaszod, esélyes, hogy a közönségednek sem lesz. Nem tudja, mit kezdjen azzal, amit hallott. Talán kellemes/érdekes/szórakoztató volt, amit kapott tőled, de aztán visszatér a saját feladataihoz és az élet megy tovább…
A prezentáció nem a diákról szól
A jól felépített prezentáció természetesen fontos, ahogy a vizuális megjelenés, a történetek, példák és az előadói jelenlét is. De ezek eszközök, nem célok.
A jó prezentáció nem attól jó, hogy látványos. És nem is attól, hogy az előadó magabiztosan beszél. Attól jó, hogy hallgatóként megértem mit kell tennem, és meg is akarom azt tenni.
Ez különösen fontos üzleti környezetben, ahol a prezentáció általában nem öncélú. Oka van és eredményt várunk tőle. Hatni akarunk vele…
Mielőtt elkészíted a következő prezentációdat próbálj ki valamit! Első lépésként vegyél elő egy üres lapot – vagy nyisd meg a szövegszerkesztőd – , és fejezd be ezt a mondatot:
„A prezentációm akkor volt sikeres, ha utána a hallgatóság…”
Amit magadnak írsz, az lesz az aktuális prezentációd célja. Az üzenetednek, a közben használt diáknak, adatoknak, tényeknek és a Te személyes hatásodnak (amiben persze a testbeszédedtől a hanghordozásodon át a jó kérdésekig mindennek szerepe lesz) pontosan ezt kell szolgálnia. Sokszor a „kevesebb több” elv alapján.
Végül úgysem az számít, hány diát mutattál meg vagy mennyire sok adatot osztottál meg velük, hanem, hogy mi történik azután, hogy befejezted.
A jó hír, hogy az igazán hatásos prezentációhoz nem kell Steve Jobsnak, Elon Musknak vagy Pál Feri Atyának lenned. A szükséges készségek fejleszthetők némi tanulással és sok-sok gyakorlással.
És a bónusz? Ha dolgozol azon, hogy tudatosabban építsd fel az üzeneteidet, jobban meg tudd ragadni a figyelmet, erősebb hatással tudj lenni másokra, akkor mindez nem csak az üzleti életben válik hasznodra, hanem a munkahelyen kívül is. Ha ez sikerül, akkor az már nem semmi…
